Tre sätt byråer jobbar med tidredovisning på fel sätt.

18 mars 2025

Vi är många som suckat över tidredovisning på olika arbetsplatser. Byråer som arbetar med kunder säljer ofta tid, på gott och ont. Tiden är ett enkelt sätt att visa på att vi arbetat och skapat värde. Men balansen mellan tid och värde kan hittas i ett system som puffar åt rätt håll.

Feltänk #1 - Kampen om tiden

Om administrationen har en för kravfylld attityd kring tidrapportering urholkas folks lust och kreativitet. Det behövs en ömsesidig förståelse för att byrån behöver fakturera, och vi behöver hjälpas åt att skapa underlag som gör det möjligt, men onödiga administrativa krav och standarder som måste efterlevas har fått många genom historien att byta arbetsplats.

Människor är väldigt olika i hur de funkar kring allt detta. Det behöver finnas olika sätt att rapportera, och olika detaljnivåer behöver vara okej för olika personer. För någon som tycker tidrapportering gör ont i själen bör det räcka med en ganska grov uppskattning om vad som hänt under en vecka. En projektledare eller produktionsledare kan sedan fylla i med mer detaljer, och komplettera om personen hjälpt till i andra projekt än rapporterat.

Det viktigaste är att det kommer in något underlag. Mycket bättre om det är smidigt att lägga in något översiktligt än att ribban är för hög och vissa inte rapporterar på veckor pga graden av jobbighet.

Feltänk #2 - Dagfyllandet

Att tänka att en anställds dag på en byrå ska redovisas till fullo är ett stort feltänk. Även om administrationen gärna vill ha facit på budgetar så finns det få saker som skapar en så tydlig känsla av att man är en menlös kugge i ett maskineri som är menat att jaga lönsamhet. Släpp sargen, ge människor ansvar över sin tid.

Vissa personer kan såklart ändå känna att det är enklast att minnas om man rapporterar hela sin dag, och det kan såklart få vara möjligt. Även om ingen på andra sidan bör läsa de tabellraderna nitiskt.

Feltänk #3 - Kvartjagandet

Även med lite mer humana tidrapporteringssystem finns det en tendens att räkna den exakta tiden det tog att göra en uppgift. En timer som sätts igång och mäter tiden är oerhört felriktat, fokus hamnar helt på fel grej.

Det vi ska producera är något av värde. Tid säger ingenting om kvalitet. En uppgift kan gå på nolltid pga att den som utförde det har rätt erfarenheter, är i fas, inte råkade på en mina, och kunde återanvända något som den gjort tidigare. Eller tvärtom. Med en grovkornig approach blir det inte mindre utan mer sanningsenligt.

Se tidrapporter som ett underlag när ni fakturerar, snarare än ett facit. Tänk på värde och grova penseldrag när det gäller tid.